MC Executors Finland ry verkkosivujen tietosuojaseloste

MC Executors Finland ry

Rekisteri-ilmoitus

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
MC Executors Finland Ry (173.254)
Yhteyshenkilönä hallituksen puheenjohtaja. Kulloisenkin puheenjohtajan yhteystiedot ovat saatavilla yhdistyksen verkkosivulla.

Yhteyshenkilön sähköposti: puheenjohtaja@mcexecutors.fi

Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään yhdistyksen luottamushenkilöiden, yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
• Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
• Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu Yhdistyslainsäädäntöön.
• Muiden tietojen osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten sekä luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen täydellinen nimi
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• jäsenen suorittamat kerhon toimintaan liittyvät koulutukset
• jäsenelle kerhon toimesta myönnetyt kunnian- ja huomionosoitukset
• www-osoite
• Hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet
• toimihenkilöiden tehtävät tai vastuualueet
• Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
• Valokuvat ja videotallenteet yhdistyksen toimintaan liittyen
• jäsenen itsestään jäsenprofiiliin lisäämät tiedot

Osallistujilta kerättävät tiedot:

• nimi
• sähköpostiosoite
• syntymäaika (vain laivayhtiöitä varten)
• ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Jäsen voi lisätä tietoja omaan profiiliinsa yhdistyksen jäsensivuille tai yhdistys voi jäsenen tietoja pyytää. Lisäksi tietoja voidaan kerätä tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ilmoittautumisjärjestelmän kautta tai erikseen kysymällä.
Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät tiedot toimitetaan turvallisen yhteyden kautta ja vain välttämättömät tiedot toimitetaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille eikä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena osallistujien tietoja voidaan luovuttaa tarpeellisissa määrin koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Samoin yhdistyksen tapahtumien järjestämiseksi tarpeellisissa määrin tietoa voidaan luovuttaa matkanjärjestäjille tai majoituspalveluiden tai muiden tarpeellisten palveluiden tuottajille. Yhdistyksen tapahtumaan osallistuvien nimi- ja yhteystietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen jäsenten kesken esimerkiksi tapahtuman sähköpostilistalla tai yhdistyksen jäsensivustolla.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin tekninen ylläpitäjä ja käsittelyä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kolme vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen luottamushenkilöiden osalta Yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). Yhdistyksen jäsenten osalta Yhdistyslain edellyttämät tiedot.

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä) (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: puheenjohtaja@mcexecutors.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (11.6.2018)